Menu Microsoft Access


=>Program aplikasi Ms. Office yang berguna sebagai pengolah data (database) dengan memanfaatkan fasilitas yang detail.

Memulai Program Ms. Access

  1. Klik Tombol Start à Program
  2. Pilih Microsoft Office
  3. Klik Microsoft Office Access 2007

Membuat File Database Baru :

  1. Pada tampilan awal program Ms. Access à Pilih Blank Database
  2. Pada Task Pane è

•  File name : Buat nama file penyimpanan database

•  Klik 

Membuka File Database :

  1. Klik Office Button à Pilih Open (Ctrl + O)
  2. Pada Kotak Dialog Open

•  Look in : Tentukan drive dan folder penyimpanan file database

•  Pilih File database yang akan dibuka

•  Klik 

  Objek-objek Ms. Access

  1. Table
  2. Query
  3. Form
  4. Report

TABLES => Fasilitas Ms. Access yang berguna untuk merancang struktur database

Langkah Kerja :

•  Tampilkan Lembaran Kerja Microsoft Access

•  Ketik Field-field yang dibutuhkan pada tampilan bagian kanan

•  Simpan field-field tersebut

•  Untuk merancang struktur database, caranya :

•  Aktifkan Ribbon Home à Group Views

•  Klik icon View

•  Field Name : ketik nama perwakilan data yang inginkan

•  Data Type : pilih jenis data yang diinginkan

•  Text : apabila data berupa teks / teks + angka

•  Memo : apabila data berupa teks / teks + angka yang memuat karakter yang panjang

•  Number : apabila data berupa angka untuk perhitungan matematis

•  Date / Time : apabila data berupa tanggal / waktu

•  Currency : apabila data berupa bilangan mata uang untuk perhitungan matematis

•  Yes/No : apabila data berupa penyanggahan yes/no

•  OLE Object : apabila data berupa objek gambar

•  Hyperlink : apabila data bisa dihubungkan ke data, objek, atau media penyimpanan yang lain

•  Lookup Wizard : apabila penginputan data dengan cara memilih

•  Untuk pembatasan jumlah karakter dan pembuatan satuan, dilakukan pada Field Properties, dengan cara : tekan tombol F6

•  Pembatasan jumlah karakter

•  Field size : pembatasan jumlah karakter yang diinput

•  Input mask : pembatasan jenis karakter yang diinput (angka “9” = untuk data yang berupa angka, huruf ”L” = untuk data yang berupa huruf)

•  Pembuatan satuan, dilakukan pada : Format

Ex :

•  Rp #,##0 : untuk satuan Rupiah

•  0 Kg : untuk satuan Kilogram

•  dd-mmm-yyyy : untuk satuan tanggal

•  dll

•  Simpan rancangan struktur database, jika selesai : Ctrl + S

•  Untuk menampilkan tempat penginputan data :

•  Aktifkan Ribbon Home à Group Views

•  Klik icon View

•  QUERIES => Fasilitas Ms. Access yang berguna untuk mengolah, mengurutkan, menampilkan, dan mengelompokkan data

=Merancang Query

•  Tampilkan Tampilkan jendela kerja Ms. Access

•  Aktifkan Ribbon Create à Group Other

•  Klik Icon Query Design

•  Pada tampilan Show Table, pilih Data Table atau Query yang akan dijadikan sumber acuan Query

•  Klik tombol , untuk memasukkan data ke dalam tempat perancangan Query

•  Klik tombol , untuk menutup tampilan Show Table

•  Pada tempat perancangan Query, masukkan data-data yang ada pada sumber acuan ke dalam kotak perancangan Query 

Double Click

Masukkan Data-data tersebut ke kotak perancangan Query

•  Pada tempat perancangan Query, masukkan data-data yang ada pada sumber acuan ke dalam kotak perancangan Query

Mengolah Data (Formula / Rumus)

•  Rancang Query terlebih dahulu (Langkah Point a)

•  Simpan rancangan Query tersebut (Ctrl + S)

•  Tentukan posisi kursor di Field yang akan dicari hasilnya

•  Aktifkan Ribbon Design à Group Query Setup

•  Klik icon (Build) pada Toolbar, untuk menampilkan kotak dialog Expression Builder (Tempat pengolahan data)

•  Klik OK jika selesai

•  Aktifkan Ribbon Design à Group Results

•  Klik icon (Run) pada Toolbar, untuk menampilkan hasil pengolahan data

•  Simpan kembali hasil pengolahan data tersebut (Ctrl + S)

•  Untuk melihat tempat perancangan Query, Klik icon (Ribbon Home à Group Views à Icon View)

•  Mengurutkan, Menampilkan, dan Mengelompokkan Data

•  Rancang Query terlebih dahulu (Langkah Point a)

•  Operasikan pilihan yang ada pada kotak perancangan Query :

•  Sort : Untuk mengurutkan data

•  Ascending à Mengurutkan dari data yang terkecil

•  Descending à Mengurutkan dari data yang terbesar

•  Show : Untuk menampilkan / menyembunyikan data

•  ¨ : Menyembunyikan data

•  þ : Menampilkan data

•  Criteria : Mengelompokkan data

Ex :

•  A* Kelompok data yang berawalan huruf A

•  *A : Kelompok data yang berakhiran huruf A

•  “?A*” : Kelompok data yang huruf kedua adalah huruf A

•  >3 : Kelompok data yang besar dari 3

•  Dll

•  Aktifkan Ribbon Design à Group Results

•  Klik icon (Run) pada Toolbar, untuk menampilkan hasil pengolahan data

•  Untuk penyimpanan hasil, dilakukan dengan cara :

•  Save As atau tombol F12

•  Buat nama penyimpanan hasil yang baru

•  Query Parameters è Fasilitas Object Query yang berguna untuk mengelompokkan data berdasarkan Paratameter atau batasan tertentu.

Query Parameters dilakukan untuk data yang diinput secara berulang-ulang

Langkah Kerja :

•  Rancang Query terlebih dahulu (Langkah Point a)

•  Pada kotak perancangan Query, tentukan posisi kursor di kolom field yang akan dikelompokkan dan baris Criteria

•  Lalu ketik : [Field Name]

•  Klik Menu Query à Parameters

•  Pada kotak dialog Query Parameters

•  Kolom Parameter à ketik : [Field Name]

•  Kolom Data Type à tentukan jenis data yang akan dikelompokkan

•  Klik tombol OK, jika selesai

•  Klik icon (Run) pada Toolbar, untuk menampilkan hasil pengolahan data

•  Pada kotak dialog Enter Parameter Value, ketik data yang akan dikelompokkan

•  Klik OK

•  Silahkan simpan hasil Query Parameter tersebut

 

•  FORMS è Fasilitas Ms. Access yang berguna sebagai tempat penginputan data

Merancang Form :

•  Tampilkan jendela database

•  Aktifkan Object Forms

•  Pilih pilihan Create Form in Design View

•  Klik icon New à Autoform Columnar

•  Pada kotak Choose the table or query where ……..

è Pilih data di tabel atau query yang akan dijadikan sumber acuan formulir

•  OK

•  Silahkan dimodifikasi

 

•  REPORTS è Fasilitas Ms. Access yang berguna untuk pembuatan laporan hasil kerja di Ms. Access

Merancang Report :

•  Tampilkan jendela database

•  Aktifkan Object Reports

•  Pilih pilihan Create Report in Design View

•  Klik icon New à Autoreport Columnar

•  Pada kotak Choose the table or query wher ……..

è Pilih data yang akan dibuat laporannya

•  OK

•  Silahkan dimodifikasi

Membuat Fungsi Terbilang

terbilangMenjawab pertanyaan di artikel saya yang ini, saya langsung mencari arsip programming saya, karena dulu seingat saya pernah membuat fungsi tersebut untuk penulisan kuitansi. Setelah 2 jam cari-cari saya tidak juga menemukan fungsi yang telah saya tulis 5 tahun yang lalu, akhirnya saya mengambil jalan pintas saja, yaitu googling…

Sebetulnya pembuatan fungsi terbilang ini tidaklah susah jika kita mau menggunakan logika kita sedikit. Tapi sayang malam ini, logika saya juga baru ngga mau di ajak kompromi jadi saya akan membuat tutorial-nya saja step-by-step dan scriptnya saya mengambilnya di-sini lalu saya hanya merapikannya sedikit saja. Berikut langkah yang harus anda ambil:

  1. Buka Microsoft Excel.
  2. Tekan Alt + F11 untuk membuka VBA Editor, atau klik menu Tools -> Macro -> Visual Basic Editor.
    menu Visual Basic Editor
  3. Di Visual Basic Editor, klik menu Insert -> Module.
    Insert module menu
  4. Lalu copy-paste script ini ke bidang kerjanya:
    Public Function TERBILANG(x As Double) As String
    Dim tampung As Double
    Dim teks As String
    Dim bagian As String
    Dim i As Integer
    Dim tanda As Boolean
    
    Dim letak(5)
    letak(1) = "RIBU "
    letak(2) = "JUTA "
    letak(3) = "MILYAR "
    letak(4) = "TRILYUN "
    
    If (x < 0) Then
        TERBILANG = ""
    Exit Function
    End If
    
    If (x = 0) Then
        TERBILANG = "NOL"
    Exit Function
    End If
    
    If (x < 2000) Then
        tanda = True
    End If
    teks = ""
    
    If (x >= 1E+15) Then
        TERBILANG = "NILAI TERLALU BESAR"
    Exit Function
    End If
    
    For i = 4 To 1 Step -1
        tampung = Int(x / (10 ^ (3 * i)))
        If (tampung > 0) Then
            bagian = ratusan(tampung, tanda)
            teks = teks & bagian & letak(i)
        End If
        x = x - tampung * (10 ^ (3 * i))
    Next
    
    teks = teks & ratusan(x, False)
    TERBILANG = teks & " Rupiah"
    End Function
    
    Function ratusan(ByVal y As Double, ByVal flag As Boolean) As String
    Dim tmp As Double
    Dim bilang As String
    Dim bag As String
    Dim j As Integer
    
    Dim angka(9)
    angka(1) = "SE"
    angka(2) = "DUA "
    angka(3) = "TIGA "
    angka(4) = "EMPAT "
    angka(5) = "LIMA "
    angka(6) = "ENAM "
    angka(7) = "TUJUH "
    angka(8) = "DELAPAN "
    angka(9) = "SEMBILAN "
    
    Dim posisi(2)
    posisi(1) = "PULUH "
    posisi(2) = "RATUS "
    
    bilang = ""
    For j = 2 To 1 Step -1
        tmp = Int(y / (10 ^ j))
        If (tmp > 0) Then
            bag = angka(tmp)
            If (j = 1 And tmp = 1) Then
                y = y - tmp * 10 ^ j
                If (y >= 1) Then
                    posisi(j) = "BELAS "
                Else
                    angka(y) = "SE"
                End If
                bilang = bilang & angka(y) & posisi(j)
                ratusan = bilang
                Exit Function
            Else
                bilang = bilang & bag & posisi(j)
        End If
    End If
    y = y - tmp * 10 ^ j
    Next
    
    If (flag = False) Then
        angka(1) = "SATU "
    End If
    bilang = bilang & angka(y)
    ratusan = bilang
    End Function

    shot vbe

  5. Setelah di paste, coba cek script ini dengan klik menu Debug -> Compile VBA Project, jika tidak keluar kotak peringatan apapun biasanya script anda sudah beres.
  6. Tutup jendela Visual Basic Editor anda.

Nah sekarang tinggal coba aja:

  1. Ketik di cell sembarang sederet angka (misal di cell A1), lalu untuk memanggil fungsi terbilang ini (misal di cell A2), tinggal ketik=TERBILANG(A1).
    contoh

Cukup mudah bukan? Anda dapat mengunduh contoh artikel ini di sini.

Just in case, jika macro ini tidak bisa di jalankan di Excel anda (karena secara default Excel menset keamanan terhadap macro ke level tinggi), cek Security macro setting di Excel anda. Untuk melihat konfigurasi Security macro, klik Tools -> Macro-> Security dan pilih opsi Low lalu klik tombol OK. Saran saya pastikan anda sudah mempunya anti virus terinstal di komputer anda untuk menjaga agar virus macro tidak dapat menyerang komputer anda.
set macro security level